Jak rozliczać podróże służbowe zleceniobiorców?

Wykonywanie zlecenia (czy kontraktu menedżerskiego lub umowy o dzieło) może wiązać się z odbywaniem określonych podróży. Przy czym nie chodzi tu o typowe podróże służbowe, o których mowa w Kodeksie pracy i które są przypisane zasadniczo tylko do stosunku pracy, ale niejako o konieczność przemieszczania się związanego z realizowaną umową.

Przypomnijmy, że w myśl art. 77⁵ Kodeksu pracy, podróżą służbową jest wyjazd odbywany:

poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy,
na polecenie pracodawcy,
w celu wykonania zadania określonego przez pracodawcę.

W odniesieniu do umów cywilnoprawnych nie możemy mieć do czynienia z poleceniami służbowymi, ani z podporządkowaniem pracodawcy. A zatem w przypadku zleceniobiorców (jak również menedżerów i wykonawców umów o dzieło) ewentualne wyjazdy nie powinny być dodatkowym obowiązkiem, ale bardziej elementem niezbędnym do prawidłowego wykonania umówionych czynności czy przedmiotu zawartej między stronami umowy. A zatem o obowiązku odbycia podróży przez zatrudnioną osobę decydować tu powinien wymóg właściwego wywiązania się z zawartej umowy.

Zaznaczmy, że zleceniodawca powinien zwrócić przyjmującemu zlecenie wydatki związane z należytym wykonaniem zlecenia. Tak stanowi art. 742 Kodeksu cywilnego. Reguły związane z kwestią zwrotów określonych kosztów dla zleceniobiorcy powinny być wskazane w treści umowy zlecenia. Dzięki temu minimalizuje się ryzyko możliwych sporów i nieporozumień między stronami stosunku cywilnoprawnego.

Podmioty zatrudniające dość często w umowach zlecenia zawierają zapisy o tym, iż w zakresie przyznawania zleceniobiorcom konkretnych świadczeń z racji odbywanych wyjazdów zastosowanie znajdują regulacje rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (to, o jakich należnościach mowa w przywołanym akcie prawnym przybliżyliśmy w tekście: Rozliczanie delegacji – diety i inne należności za podróże służbowe). Taki przykładowy zapis może wyglądać jak niżej:

1. Jeżeli z wykonywaniem niniejszej umowy będzie wiązała się konieczność wyjazdów Zleceniobiorcy poza siedzibę Zleceniodawcy, Zleceniodawca wypłaci mu z tego tytuły diety i zwrot kosztów podróży na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

2. Zleceniodawca zapewni Zleceniobiorcy noclegi.

Rozliczając wyjazdy osób pracujących w oparciu o umowy zlecenia, kontrakty menedżerskie czy umowy o dzieło, lepiej unikać korzystania z tych samych druków, które są stosowane w przypadku pracowników. A jeśli już, to na wykorzystywanych formularzach należy przekreślać określenia typu „polecenie wyjazdu” czy „polecenie podróży”, czyniąc z nich użytek jedynie dla celów księgowo-rozliczeniowych.

Miejmy na uwadze, że diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem – do wysokości wskazanej w rozporządzeniu z 29 stycznia 2013 r. określającym warunki opłacania delegacji w tzw. budżetówce:

wolne są od składek ZUS – na mocy § 2 ust. 1 pkt 15 w związku z § 5 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia składkowego,
wyłączone są z opodatkowania – na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o PIT, przy czym dodatkowym warunkiem stosowania omawianego zwolnienia z podatku jest to, aby ww. należności nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów osoby odbywającej podróż oraz były poniesione w celu osiągnięcia przychodów.

Uwzględniając powyższe wyjaśnienia stwierdzić należy, że należności wypłacane z racji odbytych przez zleceniobiorców wyjazdów mogą korzystać ze zwolnienia podatkowo-składkowego, o ile:

reguły przyznawania ww. świadczeń zostały wskazane w umowie zlecenia (jak wynika np. z poradnika pt. „Zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu oraz ustalania podstawy wymiaru składek osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych” oraz z interpretacji zusowskiej z 14 kwietnia 2015 r., sygn. DI/200000/43/335/2015, wyłączenie należności z tytułu krajowych i zagranicznych podróży w celu wykonania zlecenia z podstawy wymiaru składek, zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, będzie miało zastosowanie do zleceniobiorców, dla których stosowne postanowienia zawartych z nimi umów przewidują zwrot tych należności na zasadach przewidzianych przepisami dotyczącymi podróży służbowych pracowników sfery budżetowej);
świadczenia są wypłacane do wysokości / limitów przewidzianych w rozporządzeniu z 29 stycznia 2013 r. dotyczącym rozliczania delegacji w sferze budżetowej (a jeżeli należności są wyższe od ww. limitów, to nadwyżki ponad te limity podlegają opodatkowaniu i oskładkowaniu),
mamy do czynienia z podróżą związaną z wykonywaniem pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba zleceniodawcy bądź stałe miejsce wykonywania zadań zleceniobiorcy.